Specjalista ds. operacji łańcucha dostaw

Poszukujemy osoby, która dobrze czuje się w codziennym przepływie operacyjnym i potrafi przekształcić niejasne, nieformalne procesy w przejrzyste, ustrukturyzowane i powtarzalne.

O JTI Ventures

Jesteśmy szwedzką firmą e-commerce sprzedającą na wielu platformach i we własnych sklepach internetowych, z dostawcami w kilku krajach. Jesteśmy małym zespołem w Szwecji z krótkimi ścieżkami decyzyjnymi i wysokim tempem pracy. Firma rośnie i potrzebujemy kogoś, kto przejmie wyraźną odpowiedzialność operacyjną za przepływ zamówień, monitorowanie dostawców i codzienne procedury.

O roli

Duża część naszej działalności opiera się obecnie na doświadczeniu, wątkach e-mailowych i nieformalnych procedurach. To pozwoliło nam dojść do tego punktu, ale nie dalej. Twoim zadaniem będzie przekształcenie tego w jasne, udokumentowane i kontrolowane procesy, które będziemy mogli skalować – bez polegania na tym, że właściwa osoba przypadkiem zapamięta właściwą rzecz.

Jako Operations Coordinator będziesz pracować praktycznie nad operacyjnym przepływem zamówień od złożenia do dostawy do klienta. Duża część pracy odbywa się w codziennym przepływie: składanie i monitorowanie zamówień, zapewnianie potwierdzeń zamówień, sprawdzanie statusu dostaw, śledzenie przesyłek, aktualizacja systemów, obsługa odchyleń i egzekwowanie działań od dostawców aż do rozwiązania spraw.

Będziesz prowadzić codzienny dialog z dostawcami, monitorować zamówienia i dostawy oraz pomagać w budowaniu procedur, które utrzymają spójność firmy podczas jej wzrostu. Rola wymaga zarówno umiejętności procesowych, jak i silnej dokładności administracyjnej w codziennej pracy.

To jest praktyczna rola. Nie szukamy konsultanta strategicznego – szukamy kogoś, kto lubi zagłębiać się w szczegóły, mapować niejasne przepływy, tworzyć arkusz Google, który rozwiązuje problem, monitorować otwarte linie zamówień i upewniać się, że nic nie wpada między szczeliny.

Będziesz ściśle współpracować i raportować bezpośrednio do CEO.

Twoje zadania

• Odpowiedzialność za codzienne zarządzanie zamówieniami: poprawne składanie zamówień, potwierdzanie przez dostawców, monitorowanie, śledzenie i eskalowanie w przypadku odchyleń
• Posiadanie i rozwijanie operacyjnego przepływu zamówień, w tym systemów zamówień, przepływu logistycznego, monitorowania dostaw i wewnętrznych punktów kontroli
• Zapewnienie codziennego monitorowania otwartych zamówień, potwierdzeń zamówień, statusu dostaw, numerów śledzenia, opóźnień i odchyleń
• Utrzymywanie aktualności systemów wewnętrznych z prawidłowym statusem zamówień, informacjami o dostawie i notatkami monitorującymi
• Prowadzenie codziennego dialogu z dostawcami w sprawie potwierdzeń zamówień, braków towaru, terminów dostaw, śledzenia, eskalacji i kwestii operacyjnych
• Identyfikowanie niejasnych lub nieformalnych procesów, mapowanie ich i budowanie ustrukturyzowanych metod pracy z wyraźnymi obowiązkami, kontrolami i monitorowaniem
• Budowanie solidnych SOP i systemów kontroli, aby działalność nie opierała się na pamięci poszczególnych osób
• Identyfikowanie, monitorowanie i eskalowanie odchyleń w przepływie zamówień i dostaw, zanim wpłyną na klienta lub platformę
• Identyfikowanie i usuwanie wąskich gardeł, zanim staną się większym problemem
• Monitorowanie operacyjnych KPI, takich jak status zamówień, opóźnione dostawy, brakujące numery śledzenia, precyzja dostaw, otwarte sprawy i odchylenia od dostawców
• Wsparcie zamknięcia miesiąca z perspektywy operacyjnej

Poszukujemy osoby, która

• Ma co najmniej 3-letnie doświadczenie w operacjach, logistyce, zarządzaniu zamówieniami lub łańcuchu dostaw – najlepiej w e-commerce lub działalności opartej na platformach handlowych
• Robiła to wcześniej: przejęła obszar, w którym „prawie wszystko działa” i przekształciła go w proces, który inni mogą naśladować
• Dobrze czuje się w codziennym monitorowaniu operacyjnym, administracji, zarządzaniu zamówieniami i powtarzalnych procedurach
• Jest komfortowa w codziennym dialogu z dostawcami po angielsku, zarówno pisemnie, jak i ustnie
• Jest przyzwyczajona do pracy równolegle w wielu systemach i utrzymuje dane zaktualizowane z wysoką dokładnością
• Ma bardzo dobrą zdolność administracyjną i lubi pracować strukturalnie nad szczegółami
• Buduje systemy i dokumentuje procesy z instynktu – a nie dlatego, że ktoś jej każe
• Ma wysokie wyczucie szczegółów i rozumie, że małe błędy w przepływie zamówień mogą szybko stworzyć duże problemy dla klienta, dostawcy i platformy
• Jest zorganizowana, samodzielna i nie boi się zakasać rękawów
• Biegle posługuje się Google Sheets / Excel na zaawansowanym poziomie
• Płynnie mówi po szwedzku i angielsku

Dodatkowym atutem będzie

• Doświadczenie z platformami e-commerce i marketplace'ami
• Doświadczenie w operacyjnym monitorowaniu dostawców
• Doświadczenie w przepływach zamówień, monitorowaniu dostaw i zarządzaniu odchyleniami
• Doświadczenie w monitorowaniu otwartych linii zamówień, numerów śledzenia i odchyleń dostaw w większych objętościach

Co oferujemy

• Stanowisko z dużą autonomią i bezpośrednim wpływem na skalowanie firmy
• Praktyczną rolę, w której będziesz blisko codziennego przepływu i jednocześnie budować strukturę zwiększającą efektywność
• Miejsce w małym zespole, gdzie Twoje ulepszenia są widoczne w wynikach w ciągu tygodni – a nie lat
• Bezpośrednie raportowanie do CEO